Bạn tổ chức sự kiện thường xuyên đặc biệt là hội nghị trực tuyến nhưng những tiêu chí nào để xác định một sự kiện trực tuyến là thành công?
- Khả năng truyền tải thông tin rõ ràng và đầy đủ:
Đây là yêu cầu cơ bản và quan trọng nhất để đánh giá một sự kiện trực tuyến.
Khác với sự kiện truyền thống nơi thông tin được chia sẻ một cách tự nhiên qua tiếp xúc giữa người với người, hội nghị trực tuyến là nơi mọi người tiếp nhận thông tin qua những chiếc màn hình.
Do đó bạn cần đảm bảo mọi thông tin như lời nói, hình ảnh, chia sẻ dữ liệu được thực hiện một cách thuận lợi, đầy đủ.
- Độ tập trung của người tham dự:
Việc giữ được mọi người tham dự luôn tập trung vào vấn đề chính trong hội nghị trực tuyến là rất quan trọng. Do có quá nhiều thứ phân tâm khi bạn ngồi vào máy tính, cộng thêm việc không có ai giám sát chặt chẽ nên người tham dự rất dễ bị mất tập trung, không chú ý vào nội dung của chương trình.
Hãy đảm bảo chương trình đủ thu hút và có những chế tài phù hợp để hướng sự chú ý của người tham dự và nội dung chính ( có thể xem lẫn bằng câu hỏi đáp, giao tiếp, bài tập ngắn giữa giờ… )
- Sự ổn định của thiết bị:
Là việc truyền tải hình ảnh và âm thanh trên môi trường internet nên sự ổn định của thiết bị cần phải được đặt lên hàng đầu.
Hay luôn giám sát: đường truyền internet, hệ thống âm thanh, hệ thống màn hình…. Để chắc chắn không xảy ra sự cố đáng tiếc.
- Tiêu chí về bảo mật:
Đây là tiêu chí mà ít người chú ý nhưng lại đặc biệt quan trọng với các tổ chức chính phủ hoặc các doanh nghiệp lớn. Hãy luôn:
- Đăt passcode cho cuộc họp của bạn
- Lên danh sách và xác nhận người tham gia sự kiện
- Thường xuyên check màn hình để tranh những trường hợp không đáng có xảy ra.
- Nâng cấp tài khoản họp trực tuyến của bạn lên gói cao hơn để hạn chế rủi ro về bảo mật
- Có thể sử dụng nền tảng đóng như Polycom, Cisco Webex… để tăng cường bảo mật thông tin.
- Yếu tố về con người:
Con người luôn tiềm ẩn những xác xuất rủi ro không mong đợi.
Hãy đặt ra các tiêu chí và nguyên tắc trong cuộc họp để yêu cầu mọi người tuân thủ. Từ đó sẽ hạn chế tối đa các sự cố với tác nhân đến từ con người.
- Thông điệp truyền tải:
Trước và trong hội nghị, sự kiện trực tuyến của bạn. Hãy làm rõ thông điệp của chương trình bằng:
- Thông báo mời họp
- Thiết kế backdrop họp
- Thiết kế background cho người phát biểu hay sử dụng sân khấu ảo…
Trên đây là một vài tiêu chí cơ bản để đánh giá mốt sự kiện, hội nghị trực tuyến, hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong việc lựa chọn được nhà cung cấp.
Vega Production – nhà cung cấp giải pháp tổng thể về sự kiện và hội nghị trực tuyến
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và khảo sát miễn phí cho chương trình của bạn.
Công ty TNHH Vega Production
Địa chỉ: số 20/30 lô M2 đường Nguyễn Thị Định, Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội
Hotline: 0773 098 098 / 094 565 8008
Email: admin@vegavietnam.com
Wedsite: hoinghionline.com / vegavietnam.com