Hội nghị trực tuyến thực sự có lẽ là từ khóa hot nhất hiện nay trong giới tổ chức sự kiện. Các chương trình bị ảnh hưởng vì giãn cánh dẫn đến việc tổ chức hội nghị truyền thống trở nên bất khả thi, việc tổ chức hội nghị, sự kiện trực tuyến gần như là giải pháp khả dĩ nhất.

Bên cạnh những lợi ích không thể phủ nhận mà hội nghị trực tuyến mang lại, còn có những sơ xuất đáng tiếc do đó bạn cần hết sức chú ý khi tổ chức chương trình dưới dạng này. Sau đây là các lưu ý:

  1. Phải lên lịch trước và tạo nhắc lịch cho các thành viên tham dự:

Tất cả các nền tảng Cloud Meeting hiện nay đều có chức năng lên lịch và nhắc lịch, gửi lịch cho một loạt các đối tượng.

Việc lên lịch sớm sẽ giúp bạn có thời gian chuẩn bị kĩ càng hơn.

Bạn cũng nên làm 1 bảng kế hoạch chi tiết công việc cần làm để tổ chức hội nghị trược tuyến:

+ Xác định hình thức tổ chức

+ Xác định đối tượng tham dự

+ Lên danh sách khách mời

+ Lên lịch chương trình, đặt lịch nhắc hẹn

+ Test và kiểm tra các vấn đề về kĩ thuật

+ Chạy chương trình.

  1. Đưa ra bộ nguyên tắc chung khi tham gia hội nghị trực tuyến:

Thực tế đã chứng minh có rất nhiều sơ xuất không đáng có xuất phát từ cá nhân khi tham gia hình thức này. Bạn cần soạn sẵn 1 bộ nguyên tắc chung cụ thể để mọi người có thể tuân thủ. VD như:

+ Không làm việc riêng khi họp

+ Mặc quần áo gọn gàng và lịch sự.

+ Sử dụng tai nghe nếu tham gia họp bằng thiết bị cá nhân để tránh làm ảnh hưởng đến việc thu phát âm thanh.

+ Vào họp trước 5-10’ để chuẩn bị.

+ Ngoài ra tùy yêu cầu bạn có thể đưa ra thêm các quy tắc để giúp mọi người có thể dễ dàng hơn khi tham gia hội nghị, hội thảo trực tuyến.

  1. Luôn sử dụng mạng có dây nếu có thể:

Mạng có dây luôn là giải pháp đáng tin cậy hơn không dây.

Sự sống còn của một hội nghị trực tuyến phụ thuộc vào internet. Hãy chắc chắn bạn sẽ cắm dây mạng ngay khi có thể.

Hoặc sử dụng bộ điều hướng mạng chuyên dụng để đảm bảo tính ổn định của đường truyền.

Nếu được luôn nên backup phương án bộ phát 4G hoặc 5G để đề phòng sự cố.

  1. Nếu bạn không có kinh nghiệm, hãy thuê những đơn vị chuyên nghiệp và yêu cầu sự hỗ trợ từ họ để đảm bảo chương trình trở nên thông suốt và ổn định.

Vega Production – nhà cung cấp giải pháp tổng thể về sự kiện và hội nghị trực tuyến

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và khảo sát miễn phí cho chương trình của bạn.

Công ty TNHH Vega Production

Địa chỉ: số 20/30 lô M2 đường Nguyễn Thị Định, Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội

Hotline: 0773 098 098 / 094 565 8008

Email: admin@vegavietnam.com