Với loại hình mới và tương đối phức tạp như tổ chức sự kiện trực tuyến, bạn cần trang bị nhiều kiến thức và kinh nghiệm để tránh những rủi ro tiềm ẩn. Trong bài viết này Vega Productions sẽ phân tích một vài những kinh nghiệm cần thiết để có thể bắt đầu tổ chức một sự kiện trực tuyến.

  • Tìm hiểu về sự kiện trực tuyến:

Định nghĩa? Ai nên sử dụng sự kiện trực tuyến? Ưu điểm và hạn chế của sự kiện trực tuyến so với việc tổ chức sự kiện truyền thống?

    • Định nghĩa: sự kiện trực tuyến hay trực tuyến lai Hybrid là sự kiện được tổ chức trên môi trường internet. Mọi người có thể kết nối với nhau thông qua các nền tảng hỗ trợ họp trực tuyến. Vậy yếu tố Internet là yêu cầu đầu tiên và bắt buộc nếu bạn muốn tổ chức sự kiện trực tuyến

+ Các công ty, doanh nghiệp hoặc tổ chức cần lên lịch họp thường xuyên với quy mô nhỏ. 

+ Đơn vị muốn tiết kiệm chi phí đi lại và di chuyển giữa các địa điểm

+ Do ảnh hưởng của đại dịch khiến việc tổ chức sự kiện thông thường là bất khả thi.

+ Các công ty muốn ra mắt, quảng bá sản phẩm trên môi trường Internet để có thể tiếp cận được đông đảo đối tượng khách hàng.

+ Nghệ sĩ biểu diễn nghệ thuật…

Ưu điểm:

+ Tiết kiệm thời gian và chi phí tổ chức. Một vài nền tảng cho phép việc tạo lập một sự kiện trực tuyến với quy mô lên đến hàng ngàn người nhưng hoàn toàn miễn phí.

+ Có khả năng tiếp cận rất nhiều khách hàng trên môi trường Internet

+ Hạn chế việc di chuyển và đi lại

+ Hạn chế tập trung đông người.

+ Có thể tích hợp nhiều giải pháp công nghệ vào môi trường trực tuyến như Voting Online…

Nhược điểm:
+ Trong môi trường Internet đầy phức tạp, nội dung cần phải thật sư hay mới lôi cuốn người tham gia chú tâm đến sự kiện trực tuyến của mình.

+ Rất khó để tương tác một cách thoải mái

  • Lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện của mình:

Với bất kì một dự án hoặc sự kiện nào, việc lên kế hoạch là vô cùng quan trọng để bạn có thể triển khai các bước tiếp theo một cách bài bản và chuyên nghiệp. Việc tổ chức sự kiện trực tuyến cũng không phải là ngoại lệ.

Bước 1: Xác định yêu cầu của sự kiện

  • Họp nhóm trong nội bộ công ty?
  • Giới thiệu ra mắt sản phẩm mới trên nền tảng mạng xã hội
  • Cung cấp khóa học và đào tạo
  • Biểu diễn nghệ thuật..

Việc xác định rõ yêu cầu này sẽ quyết định đến bước thứ 2 là lựa chọn nền tảng để tổ chức sự kiện, hội nghị trực tuyến.

Bước 2: Lựa chọn nền tảng:

Tùy theo yêu cầu bạn cần chọn một nền tảng phù hợp để bắt đầu tổ chức sự kiện trực tuyến.

VD: nếu bạn cần ra mắt một sản phẩm trên mạng xã hội, cần tiếp cận càng nhiều người càng tốt, nên chọn hình thức Livestream Youtube, Facebook hoặc Instagram… Các nền tảng này sẽ giúp bạn có thể phát trực tiếp cho hàng nghìn hoặc thậm chí hàng trăm nghìn người tham gia.

       Còn nếu bạn cần tổ chức 1 lớp học với yêu cầu có sự tương tác giữa giảng viên và người tham dự, bạn có thể cân nhắc lựa chọn Zoom Meetings hoặc Microsoft Team…

Bước 3: Lựa chọn giải pháp tổ chức:

Có 2 giải pháp

  • Tổ chức sự kiện hoàn toàn trực tuyến trên môi trường Internet
  • Tổ chức sự kiện trực tuyến lai Hybrid: kết hợp giữa tổ chức tại 1 địa điểm và kết nối với đầu cầu khác qua Internet.
  • Luôn luôn chú trọng đến thiết bị khi tổ chức sự kiện trực tuyến

Thiết bị luôn là bài toán rất đau đầu cho các nhà tổ chức sự kiện trực tuyến. Việc lựa chọn thiết bị phù hợp đóng vai trò rất quan trọng trong việc giúp sự kiện hoạt động trơn tru, chuyên nghiệp.

Lời khuyên của Vega Productions là bạn nên lựa chọn một Agency chuyên nghiệp để có thể đảm bảo một giải pháp tổng thể cho phần thiết bị của bạn.

Một vài thiết bị cơ bản cần sử dụng:
–      Hình ảnh:

   Camera góc rộng để thu tín hiệu hình ảnh

   Màn hình lớn, màn hình LED để phát hình ảnh

   Bộ trộn và bộ xử lý tín hiệu Camera

  • Âm thanh:

Hệ thống âm thanh cơ bản với loa, microphone, mixer điều khiển âm thanh…

Đặc biệt quan trọng là Sound Card, bạn luôn cần có nó để đảm bảo việc thu nhận tín hiệu âm thanh trở nên tách bạch và đơn giản hơn.

Vega Productions – Nhà cung cấp giải pháp tổng thể về sự kiện và hội nghị trực tuyến.

Nếu bạn cần tổ chức sự kiện hoặc hội nghị trực tuyến hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và khảo sát miễn phí cho chương trình của bạn.

Công ty TNHH Vega Production

Địa chỉ: số 20/30 lô M2 đường Nguyễn Thị Định, Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội

Hotline: 0773 098 098 / 094 565 8008

Email: admin@vegavietnam.com

Website: https://hoinghionline.com/