Hội nghị, hội thảo trực tuyến có lẽ là từ khoá hot nhất hiện nay trong ngành tổ chức sự kiện. Dưới tác dụng của đại dịch covid 19, việc di chuyển và tụ tập đông người ở một địa điểm trở nên bất khả thi, chính yếu tố đó đã góp phần giúp cho hội nghị trực tuyến trở thành lựa chọn gần như là duy nhất nếu bạn cần tổ chức sự kiện.

Vậy các bước để có thể tổ chức một hội nghị, hội thảo trực tuyến là gì?

  1. Lên kế hoạch:

Luôn luôn là bước quan trọng nhất, bạn cần phải có 1 kế hoạch chi tiết về:

  • Tên chương trình
  • Tính chất chuơng trình
  • Thời gian và địa điểm tổ chức
  • Loại hình, nền tảng mà bạn muốn tổ chức
  • Đối tượng tham gia
  • Kinh phí dự trù…

Việc lên một kế hoạch cụ thể sẽ giúp bạn có thể làm các bước tiếp theo một cách trơn tru và đơn giản hơn rất nhiều.

  1. Truyền thông cho sự kiện:

Không giống một sự kiện truyền thống, hội nghị, hội thảo trực tuyến sẽ ít được người tham gia chú trọng nếu bạn không nhắc họ thường xuyên. Hãy chủ động gửi thư mời, tạo form xác nhận, nhắc nhở để chắc chắn rằng khách mời của bạn không quên lịch.

Hình thức truyền thông phổ biến nhất là email, mạng xã hội hoặc có thể là thư mời điện tử…

  1. Xác định nền tảng hội nghị trực tuyến:

Đây là bước vô cùng quan trọng, nó quyết định cách thức mà hội nghị, hội thảo trực tuyến diễn ra.

Nếu bạn là doanh nghiệp, có sẵn hạ tầng hội nghị trực tuyến như Polycom, Aver, Cisco… bạn có thể dùng nền tảng đóng

Còn nếu không bạn nên sử dụng các giải pháp Cloud Meeting của Zoom, MS Team, Cisco Webex…

  1. Tạo phòng hội nghị trước khoảng 1 tuần bằng giải pháp tạo lịch của nền tàng, gửi thư mời cho khách tham dự.
  2. Kiểm tra các vấn đề về kĩ thuật:
  • Giải pháp âm thanh
  • Giải pháp về hình ảnh: quay chụp, màn hình trình chiếu, màn hình LED
  • Giải pháp về thiết bị phiên dịch nếu có tính chất quốc tế.
  • Giải pháp về đường truyền mạng internet
  • Giải pháp về truyền và nhận dữ liệu…
  1. Lên lịch test

Đây là bước bất buộc phải có. Bạn cần đặt ra tất cả các tình huống sẽ có thể diễn ra trong hội nghị trực tuyến của bạn để có thể đảm bảo test trước mọi thứ.

  1. Chạy chương trình hội thảo, hội nghị trực tuyến

Lưu ý là khi triển khai hội thảo, hội nghị trực tuyến bạn cần luôn bố trí ít nhất 01 kĩ thuật viên hỗ trợ khách tham dự giải quyết thắc mắc của họ và sẵn sàng cho những sự cố bất ngờ.

Vega Production – nhà cung cấp giải pháp tổng thể về sự kiện và hội nghị trực tuyến

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và khảo sát miễn phí cho chương trình của bạn.

Công ty TNHH Vega Production

Địa chỉ: số 20/30 lô M2 đường Nguyễn Thị Định, Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội

Hotline: 0773 098 098 / 094 565 8008

Email: admin@vegavietnam.com