Là một xu hướng mới trong ngành sự kiện, Virtual Event đã và đang khẳng định được giá trị của mình trong việc mang lại những trải nghiệm mới cho khách hàng. Tuy nhiên do tính chất phức tạp nên việc tổ chức một sự kiện trực tuyến ảo – Virtual Event luôn làm đau đầu rất nhiều người – ngay cả những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

    Trong bài chia sẻ này, Vega Productions sẽ giúp các bạn phần nào hình dung ra các bước để có thể bắt đầu triển khai một sự kiện Virtual Event – sự kiện trực tuyến ảo.

   Bước 1: xác định tính chất sự kiện và đối tượng khách hàng tham gia

Đây là bước rất quan trọng vì nếu bạn xác định được rõ các yếu tố này thì khi triển khai các bước tiếp theo sẽ trở nên nhất quán và mạch lạc hơn rất nhiều.

Bạn cần xác định sự kiện của mình là gì? 

  Chương trình hội nghị, hội thảo, ra mắt sản phẩm, biểu diễn nghệ thuật…?

  Khách hàng tham dự là ai? Độ tuổi, tính chất nội bộ hay public, phương tiện mà họ sẽ sử dụng để tham gia sự kiện của bạn là gì?

  Bước 2: xác định giải pháp trực tuyến mà bạn muốn sử dụng.

Sau khi có được các thông tin ở bước 1, bước này bạn cần xác định rõ giải pháp mà bạn định sử dụng để tổ chức.

  • Meeting Online: nền tảng họp trực tuyến trên Web. Thường dùng cho hội thảo, hội nghị nội bộ của các công ty, doanh nghiệp, tổ chức.
  • Webinar: rộng hơn Meeting Online, có thể là hình thức đào tạo, thuyết trình, hoặc khóa học với số lượng người tham gia lớn.
  • Live Streaming: Phát video trực tuyến trên nền tảng mạng xã hội như Youtube, Facebook, Instagram…
  • Sự kiện trực tuyến kết hợp – Hybrid: Hình thức kết hợp giữa sự kiện truyền thống (Vẫn tổ chức tại địa điểm thực tế và phát trực tuyến thông qua các nền tảng web)
  • Sự kiện trực tuyến với sân khấu ảo Virtual Stage.

Bước 3: chuẩn bị nền tảng 

Nếu bạn tổ chức Meeting Online: Có thể chọn nền tảng đóng và các giải pháp thiết bị đầu cuối có sẵn để kết hợp các điểm cầu như Polycom, Cisco Webex, Aver server…

Nếu bạn tổ chức Webinar có thể lựa chọn các giải pháp Public như: Zoom Meeting, MS Team, Google hangout…

Live Streaming: facebook, youtube… là những nền tảng phổ biến.

Bước 4: Setup thiết bị:

  • Đường truyền Internet: Yếu tố rất quan trọng, bạn cần đảm bảo đường truyền Internet tối thiểu 20Mbs để có thể sử dụng ổn định

Tốt nhất nên lựa chọn mạng có dây để giảm thiểu rủi ro trong quá trình sự kiện.

  • Setup không gian:

Như địa điểm, sân khấu (nếu có), ánh sáng phục vụ quay chụp…

  • Setup thiết bị:
  • Hệ thống máy quay ghi hình
  • Hệ thống âm thanh
  • Hệ thống ánh sáng
  • Hệ thống máy tính vài Vmix để xử lý tín hiệu hình ảnh
  • Máy tính chuyên dụng để phát nội dung lên các nền tảng.

Bước 5: Test hệ thống với các điểm cầu

Đây là bước cực quan trọng để đảm bảo sự kiện của bạn được diễn ra một cách chuyên nghiệp và trơn tru nhất. Bạn luôn cần phải tổ chức một buổi test với đầy đủ team và các đầu cầu để nhanh chóng tìm ra chỗ thiếu sót.

Bước 6: Chạy chương trình

Luôn đảm bảo team của bạn sẵn sàng và tập trung cao độ để đảm bảo xử lý mọi vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra chương trình.

   Vega Productions –  Giải pháp sự kiện chuyên nghiệp.

Công ty TNHH Vega Production

Địa chỉ: số 20/30 lô M2 đường Nguyễn Thị Định, Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội

Hotline: 0773 098 098 / 094 565 8008

Email: admin@vegavietnam.com

Website: https://hoinghionline.com/