Bạn đang muốn:

  • Tổ chức một sự kiện trực tuyến nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu?

    Bằng kinh nghiệm của mình Vega Productions xin chia sẻ với các bạn các bước để có thể tổ chức một sự kiện trực tuyến:

Shot of a diverse team of colleagues having a video conference in a modern office

Bước 1: Tìm hiểu về khái niệm sự kiện, hội nghị trực tuyến.

Thường bước này với các kế hoạch thông thường sẽ không cần thiết nhưng với khái niệm và lĩnh vực mới như hội nghị trực tuyến thì lại là giai đoạn vô cùng quan trọng.

Nó sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn rõ ràng hơn về các bước triển khai tiếp theo.

Bước 2: Chuẩn bị

Trong giai đoạn này bạn cần phải xác định rõ 3 vấn đề:

  • Mô hình hội nghị, sự kiện trực tuyến mà mình muốn triển khai:

Meeting Online – Video Conference

Webinar

Livestream

Điểm mạnh và yếu của 3 mô hình này được phân tích trong bài viết sau.

  • Kinh phí dự trù cho phần họp trực tuyến:

Thường bên cạnh giải pháp về địa điểm, dàn dựng thì một chương trình họp trực tuyến sẽ có kinh phí cho các hạng mục sau:

+ Giải pháp về thiết bị: thường dao động từ 3,500,000đ – 20,000,000đ/30,000,000đ tùy tính chất và mô hình.

+ Giải pháp về đường truyền Internet 0đ ( có sẵn ) – 6,000,000đ ( lắp đặt mới )

+ Giải pháp về nền tảng họp và sự kiện trực tuyến: mua tài khoản Business, mua nội dung bản quyền số, mua giải pháp truyền dẫn và lưu trữ dữ liệu… 1,000,000đ – 5,000,000đ

+ Giải pháp về nhân sự điều phối và nhân sự hỗ trợ: thường dao động 3,000,000đ – 5,000,000đ

+ Và một vài chi phí khác

Bước 3: Lựa chọn nền tảng công nghệ để họp trực tuyến:

Việc này vô cùng quan trọng vì nó quyết định đến sự tương tác và trải nghiệm của người tham dự.

Nền tảng đóng:

Polycom, Cisco Webex…: Là các nền tảng dựa trên việc setup và tích hợp thiết bị ngay từ đầu vào phòng họp. 

  • Nền tảng này cần thiết bị đầu cuối tương ứng để thu nhận thông tin
  • Thích hợp cho cuộc họp nhóm nhỏ
  • Không thể mở rộng phạm vi và các đầu cầu tùy ý nếu không có thiết bị chính hãng
  • Việc setup và kết nối phức tạp nếu không có kĩ thuật viên IT chuyên trách
  • Tính bảo mật cao do sử dụng server riêng của từng hãng.

Nền tảng mở:

  • Zoom Meeting, Microsoft team, Livestream Facebook, insta, youtube
  • Đặc điểm của các nền tảng này là dễ sử dụng và đăng kí Public. Ai cũng có thể tham gia nếu biết mật mã của sự kiện trực tuyến.
  • Có thể mở rộng không giới hạn đến mọi nơi miễn là đường truyền Internet đủ đáp ứng.
  • Chi phí thấp

Bước 4: đăng ký tài khoản Business của các nền tảng

Nếu bạn là doanh nghiệp và cần tổ chức sự kiện thì việc đăng ký tài khoản Business tại các nền tảng là bắt buộc.

Khi đăng ký tài khoản Business bạn sẽ được hỗ trợ nhiều tính năng hơn và không bị giới hạn về thời gian và số lượng người tham gia cuộc họp.

Bước 5: Nếu sự kiện lớn hoặc có yếu tố quan trọng bạn nên chọn thuê Agency có kinh nghiệm. 

Sau khi trang bị các kiến thức trên thị việc lựa chọn Agency là điều tương đối đơn giản. Lưu ý: bạn nên chọn đơn vị chuyên nghiệp với giải pháp đồng bộ để tránh rủi ro trong quá trình sự kiện.

Bước 6: Lên sơ đồ và yêu cầu về việc kết nối và truyền tải thông tin giữa các điểm cầu của hội nghị trực tuyến.

Việc này sẽ quyết định việc sử dụng và setup thiết bị của bạn. Một sơ đồ càng chi tiết sẽ càng khiến công  việc của bạn trở nên rõ ràng hơn.

Bước 7: Chuẩn bị 01 buổi Test Demo có sự tham gia của tất cả các đầu cầu để tránh sự cố

Bước 8: Setup và chạy chương trình

Lưu ý: luôn có phương án dự phòng cho mọi tình huống và cần có 01 điều phối viên am hiểu công nghệ để điều phối sự kiện trực tuyến của bạn.

Vega Productions – Nhà cung cấp giải pháp tổng thể về sự kiện và hội nghị trực tuyến.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và khảo sát miễn phí cho chương trình của bạn.

Công ty TNHH Vega Production

Địa chỉ: số 20/30 lô M2 đường Nguyễn Thị Định, Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội

Hotline: 0773 098 098 / 094 565 8008

Email: admin@vegavietnam.com

Website: https://hoinghionline.com/